5 tips om efficiënt thuis te werken

Het coronavirus is wereldwijd onderwerp van gesprek. Het virus grijpt snel om zich heen, ook in Nederland. Vandaar de strenge maatregelen om verdere verspreiding tegen te gaan. Een van die maatregelen is zoveel mogelijk thuiswerken. Maar hoe zorg je voor een fijne en veilige ‘thuis office’? Lees er alles over in deze blog.

Aan de slag in je thuis office

Veel mensen koppelen het begrip thuiswerken aan inefficiëntie. Want vaak zijn ze thuis minder productief dan op kantoor. Hoe zorg je ervoor dat je thuis toch een fijne werksfeer voor jezelf creëert? Hieronder lees je 5 tips om ook in je thuis office goed te presteren. 

1. Zorg voor een fijne werkplek

Het is natuurlijk verleidelijk om thuis in bed te blijven liggen of je werkzaamheden vanaf de bank te doen. Maar dat heeft een negatief effect op je productiviteit. Zorg er daarom voor dat je achter een bureau of tafel zit. Op deze manier is niet alleen je houding beter, maar kun je je ook langer en beter concentreren. 

2. Breng ritme in je dag 

Het is belangrijk om hetzelfde ritme aan te houden als op kantoor. Sta rond dezelfde tijd op en verzorg jezelf zoals je altijd doet. Duik dus niet in je pyjama achter de laptop, maar kleed je aan alsof je naar je werk gaat. 

3. Maak een checklist en werk in timeslots

Om thuis zo productief mogelijk te zijn, is het handig om een checklist te gebruiken. Noteer aan het begin van je werkdag alles wat je die dag wilt doen. Vervolgens deel je deze werkzaamheden in in timeslots. Op die manier plan je meteen een tijdstip waarop je een bepaalde taak af moet hebben. Daarnaast is het belangrijk om ook thuis pauzes in te lassen. Kies er bijvoorbeeld voor om ‘s middags een wandeling te maken, maar zoek de drukte niet op. 

4. Werk veilig

Ook thuis is het van belang dat je veilig bij je documenten kunt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat gevoelige informatie in verkeerde handen komt. Het is daarom verstandig om een VPN-verbinding te gebruiken. Die zorgt ervoor dat je documenten en data altijd veilig zijn. 

5. Communiceer met je collega’s

Als je vanuit huis werkt, is het belangrijk om goed contact te houden met je collega’s. Maak duidelijke afspraken met elkaar en zorg regelmatig voor contact via bijvoorbeeld Skype of Hangouts. Communicatieprogramma’s als Slack of Jabber lenen zich hier ook uitstekend voor. 

Hoe gaan we bij Whello om met thuiswerken? 

Bij Whello hanteren we de Grip-methode. Die houdt in dat:

• Je een digitale takenlijst gebruikt
• Je agenda heilig is. Je maakt aan het begin van de week een weekplanning 
• Je je mailbox gestructureerd en overzichtelijk houdt

Ook bij thuiswerken kun je deze methode makkelijk toepassen. Daardoor werk je thuis gestructureerd en overzichtelijk. 

Daarnaast werken we met allerlei digitale tools. Die maken thuiswerken tijdens deze periode een stuk makkelijker. Deze tools gebruiken we:

• G-mail: Door G-mail te gebruiken, kun je altijd zonder problemen bij jouw e-mails. Google maakt gebruik van een verificatiecode. Die ontvang je via je telefoon. Zo weet je zeker dat je veilig werkt en niemand anders jouw mailbox kan bekijken.
• Trello: In Trello maak je een overzichtelijke planning of to do-list. Dit kun je voor jezelf doen of de zogeheten borden delen met je collega’s. Op deze manier ben je er altijd van op de hoogte of bepaalde taken ‘on top of mind’ zijn of zelfs al zijn uitgevoerd.
• Google Calendar: Met deze tool heb je altijd je digitale agenda bij de hand. Je plant afspraken in met collega’s en kunt ook hun agenda’s inzien. Bovendien biedt Google Calendar de mogelijkheid om een gezamenlijke agenda te maken.
• Slack: Slack is het ideale programma om met elkaar te blijven communiceren in deze omstandigheden. Je kunt op elke laptop inloggen en met elkaar chatten. Ook kun je chatgroepen en kanalen aanmaken.
• Google Hangouts: Google Hangouts gebruiken we om meetings en vergaderingen gewoon door te laten gaan. Alle genodigden in Google Calendar wonen vergaderingen gemakkelijk bij, inclusief beeld, geluid en presentaties.
• Google Drive: Op Google Drive deel je niet alleen bestanden, maar heb je alle benodigde documenten ook altijd bij de hand. Je start office-programma’s direct in je internetbrowser. Daardoor kun je ze gemakkelijk opslaan en verspreiden.
• Simplicate: Met deze tool track je hoe lang en waar je je mee bezighoudt tijdens je thuiswerkdag. Wij gebruiken deze ook als we op kantoor werken. Door je bezigheden vast te leggen, kun je jezelf goed controleren en motiveren om effectief bezig te blijven. 
• Lastpass: Lastpass is een tool waarin alle gebruikersnamen en wachtwoorden worden opgeslagen. Door in te loggen op deze tool heb je alle belangrijke informatie altijd en overal bij de hand. Je wordt op deze manier dus niet gehinderd in je werk, omdat je altijd bij alle inloggegevens kunt.