Replatforming: De ultieme gids voor webshops

Als je webshop steeds langzamer wordt of de kosten de pan uit rijzen, is het waarschijnlijk tijd voor replatforming. Maar wat is replatforming precies, wanneer is het er tijd voor en waar moet je op letten? In deze uitgebreide gids lees je er alles over, inclusief een handige checklist.

Inhoud

• Wat is replatforming?
• Wanneer is het tijd voor replatforming?
• 8 overwegingen voordat je overgaat tot replatforming
• Alle replatforming opties op een rij
• Checklist voor het replatforming-proces
• Proces laten begeleiden door een expert

Wat is replatforming?

“Replatforming” is het migratieproces waarbij je je huidige applicaties vervangt door nieuwe platformen. Hierdoor speel je in op veranderende behoeften en profiteert je van moderne technieken en schaalbaarheid.

Denk aan het verhuizen van het ene CRM naar een andere CRM, omdat je wilt inzetten op marketing automation. Of je stapt over van je huidige fulfilment platform naar een nieuw ERP pakket om je logistiek proces te verbeteren.

Echter, de meest voorkomende en ingrijpende vorm van replatforming is het vervangen van je webshop. Van het ene contentmanagementsysteem (CMS) naar een nieuwe CMS. Op een gegeven moment loop je namelijk tegen de grenzen van je CMS aan en gaat de gebruikerservaring omlaag. Daarnaast stellen gebruikers steeds hogere eisen aan websites en apps. Met replatforming zorg je voor een betere ervaring, bijvoorbeeld door snellere laadtijden. Een nieuw ontwerp van je webshop is dus niet het hoofddoel: via replatforming maak je je webshop klaar voor de toekomst.

Wanneer is het tijd voor replatforming?

Misschien vind je het lastig in te schatten of jouw website toe is aan een nieuw platform. Gelukkig zijn er duidelijke signalen. Deze 3 tekenen laten zien dat het tijd is voor replatforming:

• Financiële signalen. Een webshop in de lucht houden kost veel geld. Denk bijvoorbeeld aan onderhoudskosten, licentiekosten en kosten voor nieuwe softwareversies. Als deze uitgaven steeds hoger worden, is je webshop toe aan een nieuw platform.
• Technische signalen. Het eerste technische signaal is een langzame website. Uit onderzoek blijkt namelijk dat gebruikers meteen verdwijnen als je site een laadtijd van 3 seconden of langer heeft. Het tweede teken is dat een ouder systeem een steeds makkelijker doelwit voor cyberaanvallen is. Daardoor daalt het klantvertrouwen. Als derde werkt je team niet efficiënt als je website bepaalde tools niet kan integreren, zoals Salesforce en Slack.
• Marketingsignalen. Ook je marketingteam heeft een goedwerkende site nodig. Is het bijvoorbeeld onmogelijk om je site snel en makkelijk bij te werken, om blogposts en podcasts te publiceren, om planningtools voor social media te integreren en content te personaliseren? Dan is het tijd voor replatforming.

8 overwegingen voordat je overgaat tot replatforming

Maar ga niet blind een traject van replatforming in als je de signalen hierboven herkent. Er komt namelijk veel bij kijken. Daarom is het belangrijk om van tevoren te bedenken of de moeite en kosten voor jouw bedrijf opwegen tegen de resultaten. Hieronder lees je 8 overwegingen voordat je overgaat tot replatforming.

1. De impact op je bedrijf

Het proces van replatforming beïnvloedt je hele bedrijf. Op welke manieren dat gebeurt, verschilt per CMS. Er zijn grofweg 3 categorieën: on-premise, SaaS (Software as a Service) en hosted. Verderop in deze blog lees je meer over de verschillen en overeenkomsten. Verdiep je hier goed in voor je een keuze maakt.

2. De totale kosten

De kosten gaan veel verder dan die voor het nieuwe platform alleen. Denk bijvoorbeeld ook aan deze (indirecte) kosten:

• De eerste ontwikkeling van het nieuwe platform
• De datamigratie van het oude naar het nieuwe CMS
• Het doorlopende onderhoud van je nieuwe website
• De training van je medewerkers om het nieuwe systeem te leren gebruiken

3. Doorlopende werkzaamheden

Terwijl je bezig bent met replatforming, gaan de dagelijkse werkzaamheden voor je bedrijf natuurlijk gewoon door. Tegelijkertijd houd je in de gaten of er problemen ontstaan door de overgang naar het nieuwe platform. Die moet je meteen oplossen. Zelfs na de lancering gaat dit proces door. Dan check je regelmatig of je website nog steeds aan alle eisen voldoet, bijvoorbeeld via analytische gegevens. Houd er rekening mee dat dit tijd kost.

4. Integraties

Je huidige website maakt vast gebruik van allerlei plug-ins, extensies en andere tools, bijvoorbeeld voor je marketing, sales en communicatie. Voordat je overgaat op een nieuw platform, moet je controleren of deze integraties daar ook op werken. Anders kun je ze straks niet meer gebruiken. Werken niet al je tools op het platform dat je in gedachten hebt? Dan is het het beste om naar alternatieven te kijken.

5. Vaardigheden

Waar je ook rekening mee moet houden, zijn de vaardigheden van je team. Het gaat dan niet alleen om je technische team, maar juist ook om je marketeers en salesmedewerkers. Ook zij werken straks dagelijks met dit platform, dus het moet wel makkelijk te gebruiken zijn. Hieronder zetten we de eisen voor zowel je technische als niet-technische team op een rij.

Vaardigheden van je technische team:

• Beveiliging: kunnen ze je website beveiligen tegen cyberaanvallen en voldoen aan alle privacyregels?
• Onderhoud: kan je team het onderhoudswerk aan?
• Infrastructuur: ondersteunt het nieuwe platform de bestaande infrastructuur?
• Development: als dat nodig is, kunnen je developers dan op het nieuwe platform updates en wijzigingen aanbrengen?

Eisen voor niet-technische gebruikers:

• Makkelijke navigatie. Het moet voor al je werknemers makkelijk zijn om pagina’s, documenten en andere informatie terug te vinden in de back-end.
• Een goede Author Experience (AX). Dat houdt in dat content creëren, bewerken en publiceren op een eenvoudige manier gaat. Als dit niet zo is, zijn je medewerkers minder productief en efficiënt.
• Een sterke User Experience (UX). Die gaat over de complete ervaring van het platform, van de navigatie tot het ontwerp en de snelheid. Hoe beter de UX is, hoe sneller je team hun taken uitvoert.

6. De kenmerken

Elk platform heeft z’n eigen kenmerken en specifieke eigenschappen. Voordat je overgaat tot replatforming, is het belangrijk om ze te vergelijken. Bepaal vervolgens welke het beste is om je bedrijfsdoelstellingen te halen. Vergelijk in ieder geval deze kenmerken:

7. De toekomst

Natuurlijk heb je geen glazen bol, maar het is wel verstandig om te kijken of een nieuw platform toekomstbestendig is. Kan het zich aanpassen aan veranderingen in de markt? Ga bij de leverancier ook na hoe vaak ze updates uitvoeren, vooral qua beveiliging en het oplossen van bugs. En bedenk ook hierbij wat de kosten zijn van updates uitrollen en het andere onderhoud.

8. Support

Vergeet vooral de support niet, want die ondersteuning is cruciaal om je website maximaal te laten presteren. Wat voor support je hebt, hangt af van het platform dat je kiest. Bij een development-platform vormt je eigen IT-team of een externe partij de ondersteuning. Met een solution-platform ligt de support bij de provider, omdat dit een end-to-endsysteem is. Dankzij goede support los je allerlei problemen snel op, bijvoorbeeld als het gaat om de server.

Alle replatforming opties op een rij

Nadat je alle overwegingen hebt gemaakt, is het tijd om een platform te kiezen. Er zijn 3 categorieën: on-premise, hosted en SaaS (Software as a Service). Hieronder lees je kort wat deze opties precies inhouden.

• On-premise
  Met een on-premise CMS zijn er 2 opties: bij een open-source platform betaal je voor het downloaden van de software en bij een pakket op maat betaal je licentiekosten. Je installeert de software op je eigen server en gaat daarna aan de slag met de implementatie. Je hebt dus alles in eigen beheer. Hoeveel support je krijgt, verschilt per aanbieder. Over het algemeen ontvang je updates en informatie over bugs en ben je zelf verantwoordelijk om ze te installeren of verhelpen. Een aantal populaire on-premise platforms zijn Drupal, Woocommerce (WordPress) en Magento.
• Hosted
  De tweede optie is om de hosting niet zelf te doen, maar uit te besteden. Dan hoef je niet meer om te kijken naar de hosting, maar onderhoud je wel zelf de software. Dat kan bijvoorbeeld met een WordPress-website.
• SaaS (Software as a Service)
  Als derde kun je alles uitbesteden, dus zowel de hosting als de software. Je hoeft dan niets te installeren. De leverancier lost niet alleen alle technische problemen voor je op, maar zorgt ook voor de updates, beveiliging en het onderhoud. Daar betaal je een vast maandelijks bedrag voor. Een goed voorbeeld hiervan is Shopify.

Populairste ecommerce platformen van dit moment

1. WooCommerce
Licht systeem, snel op te zetten. Grootste open source CMS, dus koppelingen met bekende systemen zijn vaak al beschikbaar.

2. Drupal
Betrouwbaar en schaalbaar CMS. Ideaal voor webshops met zeer intensief verkeer.

3. Magento
Ideaal voor webshops met duizenden producten. Uitgebreide voorraadbeheer mogelijkheden.

4. Shopify
Plug&play CMS. Met duizenden conversie-gerichte templates binnen no-time een sales-knaller neerzetten.

Meer weten? Lees onze uitgebreide vergelijking van de populairste CMS’en voor webshops.

Checklist voor het replatforming-proces

Er komt dus veel kijken bij replatforming. Hoe weet je nu of je aan alles hebt gedacht? Daar hebben we een handige checklist voor. Gebruik deze als 8-stappenplan, zodat je zorgvuldig te werk gaat.

1. Zorg dat iedereen op één lijn zit

De eerste stap is om iedereen mee te krijgen met de replatforming. Hierbij overtuig je alle stakeholders. Deze afdelingen zijn het belangrijkst:

• IT: zij gaan het nieuwe CMS straks implementeren en onderhouden. Betrek ze daarom vanaf het begin bij het proces.
• Marketing: je marketeers zijn straks de grootste gebruikers van het nieuwe platform. Daarom is hun input essentieel.
• Sales: zij werken samen met marketing en gebruiken het CMS onder andere om nieuwe leads te genereren.
• Overige stakeholders: denk ook aan alle leidinggevenden, senior managers en operationeel personeel.

Maar hoe overtuig je iedereen? Gebruik daarvoor deze tips:

• Laat zien wat het ze oplevert. Dat doe je door de voordelen voor alle betrokkenen te illustreren.
• Spreek hun taal. Het IT-team hoort bijvoorbeeld het liefst over de technische pluspunten, terwijl een senior manager wil weten wat het oplevert voor de bedrijfsresultaten. Maak daarom verschillende pitches voor verschillende stakeholders of belicht alle kanten in één pitch.
• Zorg voor een gedetailleerd plan. Laat zien hoe het nieuwe platform het bedrijf vooruit helpt en de doelen bereikt. Het is bijvoorbeeld een goed idee om tijdlijnen en mijlpalen toe te voegen aan je presentatie.
• Gebruik andere succesverhalen. Elk CMS heeft mooie cases en voorbeelden die illustreren waarom het een goede keuze is. Maak daar gebruik van om je verhaal te onderbouwen.
• Geef het tijd. Replatforming is een groot en tijdrovend proces, dus het is logisch dat betrokkenen eerst een beetje overdonderd zijn. Geef ze dus de tijd om het te laten bezinken. Wat vaak goed werkt, is om een week na je presentatie een tweede bijeenkomst te plannen. Dan kunnen ze in de tussentijd zelf onderzoek doen en al hun vragen stellen.

2. Maak een eisenlijst

Zodra iedereen aan boord is, is het tijd om met elke afdeling te overleggen over de eisen aan het nieuwe platform. Omdat je niet wilt eindigen met een enorme lijst, is het het beste om de eisen in te delen in 3 categorieën:

• Must-haves: deze functies en eigenschappen moet het CMS hebben, omdat een team anders niet functioneert.
• Should-haves: deze functies zijn belangrijk, maar niet essentieel.
• Nice-to-haves: deze functies staan op de wensenlijst, maar een afdeling functioneert ook prima zonder dat het platform deze eigenschappen heeft.

Als je de eisen op deze manier indeelt, weet je precies wat de hoogste en wat de laagste prioriteit heeft en dus waar je op moet letten.

3. Zoek aanbieders en maak een shortlist

Nu je weet waar het platform aan moet voldoen, ga je op zoek naar leveranciers. Bekijk er online zoveel mogelijk en beoordeel of ze geschikt zijn. Heb je er een aantal gevonden die alle must-haves en het grootste deel van de should-haves heeft? Zet die op je shortlist en stuur ze een aanvraag voor een offerte. Het is handig om bij die aanvraag een document mee te sturen met alle eisen en meer informatie over je bedrijf.

4. Plan een demo met 3 tot 5 aanbieders

Bekijk vervolgens de offertes. Als die aansluiten bij je eisen, dan vraag je om een demo. Doe dat in ieder geval voor ongeveer 3 tot 5 leveranciers, zodat je vergelijkingsmateriaal hebt. Tijdens de demonstraties krijg je een goed idee van hoe het platform werkt. Ga daarom nooit alleen, maar nodig ook de belangrijkste stakeholders uit. Zij letten op andere dingen en komen daardoor met andere vragen dan jij. Nog een tip is om de presentatie op te nemen, zodat je die later nog eens op je gemak kunt terugkijken en aan anderen kunt laten zien. Vraag hier natuurlijk wel eerst toestemming voor.

5. Kies een platform

Dit is niet alleen de belangrijkste, maar ook de moeilijkste stap. Na de demonstraties is het tijd om een definitieve keuze voor een platform en aanbieder te maken. Als je een paar favorieten hebt, plan dan meerdere meetings met ze in. Zo kom je erachter welke het beste bij je bedrijf past. Kijk ook nog eens terug naar de 8 overwegingen (aan het begin van deze blog) en ga na of het nieuwe CMS hier rekening mee houdt.

6. Bereid je voor op de datamigratie

Nu je een platform hebt gekozen, moet je alle data van het oude naar het nieuwe CMS migreren. Daar zijn meerdere mogelijkheden voor: je medewerkers doen het zelf, je huurt een extern bureau in of je laat het de CMS-leverancier doen. Wat het ook wordt, bereid je goed voor op de datamigratie. Zoek bijvoorbeeld op tijd een extern bureau of zorg voor een training voor je team.

7. Doe een SEO-check voor de livegang

Voordat je nieuwe website in de lucht gaat, moet de SEO in orde zijn. Op die manier is de kans groot dat je straks goed scoort in Google. Dit zijn de belangrijkste punten:

• Hef de blokkering van Google-webcrawlingrobots op.
• Controleer of alle pagina’s metadata, headers, alt-tags, enzovoort hebben. Dat kan bijvoorbeeld met SEO-tools als SE Ranking, Ahref’s Site Audit en Deep Crawl.
• Zorg dat alle redirects werken, zodat je geen dode links krijgt.

8. Aanpassen, testen en lanceren

Het is bijna zover! Samen met je team en de leverancier pas je het CMS aan aan jullie wensen en implementeert deze. Als dat proces eenmaal is afgerond, doe je een grote test. Daarbij kijk je of alle pagina’s, elke knop en ieder formulier werken. En dan is het tijd voor een feestje, want je nieuwe website is klaar voor de lancering! Kondig dit groots aan, zodat je op de grote dag veel nieuwsgierige potentiële klanten naar je site trekt.

Proces laten begeleiden door een expert

Migreren naar een nieuw platform is een stap waarbij de belangen groot zijn. Er zijn legio voorbeelden van ecommerce bedrijven, die na foute IT keuzes en mismanagement van de IT implementatie, alleen maar bergafwaarts zijn gegaan.

Doemscenario’s bij replatforming

• Organische posities in Google die verloren gaan
• Filterfuncties die niet juist meer werken
• Logica van productvolgorde en categorisering die verdwenen is
• Functionaliteiten zoals loyalty programma, die niet te migreren zijn (en dus ontevreden klanten)

Replatforming ervaringsdeskundige

Vaak verwacht (belooft) elke software leverancier dat het proces vlekkeloos verloopt. Echter gaat jouw situatie gepaard met specifieke nuances en wensen. Het is daarom geen verkeerd idee om het proces te laten begeleiden door een ervaringsdeskundige.

Ook bij Whello lopen er een paar specialisten rond die meerdere webshops hebben geholpen met migraties. Zij bouwen talloze webshops per jaar en kennen de valkuilen. Wil je aan je replatforming avontuur beginnen en kun je wel wat advies gebruiken? Bel of mail ons dan even of check ons team van experts.

Bekijk onze webinar over replatforming

In onze webinar bespreken we wanneer het tijd is voor replatforming en waar je op moet letten. Met onze sprekers Jelle Portegies, Imre Scheffers en Erik Sloof, bespreken we alle best-practices en valkuilen.